Kurz Zusammengefasst meine Erfahrungen zum diesem Thema. Damit andere die Fehler, die ich gemacht habe, vermeiden können. Es gibt natürlich noch Aspekte die über das hier genannte hinausgehen, Fokus ist hier die Beantwortung der Problemstellung.
Problemstellung: Ich möchte ein paar Beratungsprojekte machen und muss dafür Rechnungen schreiben. Was jetzt?
Frage 1: Brauche ich eine UG oder eine Gmbh?
Eine GmbH ist eine Kapitalgesellschaft. Der gesamte Sinn dieser Struktur ist die Vergemeinschaftlichung von Risiken und die Aufteilung von Profiten. Deshalb gibt es diese Gesellschaftsform. Beispiel: riskantes Projekt Eisenbauprojekt geht schief. Trägt die Risiken und Gesellschafter gehen nicht in die Privatinsolvenz sondern das Kapital in der Kapitalgesellschaft trägt das Risiko
Zweiter Aspekt: steuerlich relevant wird Geld das aus der Kapitalgesellschaft ausgeschüttet wird. Re-investiert man das Geld innerhalb der Gesellschaft fallen keine Steuren an.
Hinweis: eine UG ist das gleiche wie eine GmbH, es muss am Anfang nur weniger Geld eingezahlt werden, in anderen Worten: weniger Kapital ist notwendig (1 Euro vs. 25,000).
Wenn man keine Risiken und keine Re-Investitionsmöglichkeiten innerhalb einer Rechtspersönlichkeit hat, führt eine Kapitalgesellschaft zu hoher Komplexität (2 Tage Einrichtung, 2-3 Tage prio Jahre maintenance), einmaligen Kosten (Notar, Kontoeröffnung), wiederkehrenden Kosten (jährliche Bilanzpflichten, Geschäftskonto) und Schriftverkehr.
Wenn man einfach ein paar Beratungsprojekte für 10,000 Euro im Jahre nebenbei machen will braucht man definitiv keine GmbH oder UG. Außer man hat Bock auf laufende Kosten von 500 Euro pro Jahr und nochmal 2-3 Tage Aufwand und Nerven um die Sachen zu managen.
Frage: Bin ich ein Gewerbe?
Es gibt eine Liste von Berufen, die eine Gewerbe sind. Diese Liste findet sich hier. Wenn man “Beratung” macht dann ist man nicht auf dieser Liste und deshalb ist man kein Gewerbe.
Frage: Alles klar, was bin ich jetzt und was muss ich machen?
Kapitalgesellschaft macht keinen Sinn. Gewerbe ist man nicht weil man nicht auf der Liste steht. Deshalb ist man Freiberufler.
Damit man damit eine Rechnung schreiben kann, googlet man “Freiberufler” und den Namen des Finanzamtes bei dem man gemeldet ist. Da muss man eine Anmeldung ausfüllen und bekommt eine Steuernummer für Freiberufler. Kostet nichts/wenig. Dann hat man eine Steuernummer.
Jetzt kann man Rechnungen schreiben, denn die Steuernummer ist Bestandteil von Rechnungen. Auf einer Rechnung muss eine Steuernummer stehen, damit der Staat nachvollziehen kann wohin das Geld fließt.
Damit ist man im Grunde fertig - bei der Steuererklärung gibt man das Einkommen - Kosten als Gewinn an und damit ist die Sache fertig.
Frage: Was ist mit der Umsatzsteuer oder Kleinunternehmerregel?
Das Problem bei der Umsatzsteuer ist, dass der Staat die Umsatzsteuer haben will bevor Sie anfällt. Die Umsatzsteuer ist 19%, bedeutet wenn meine Vorhersage ist, dass ich im nächsten Jahr 100,000 Umsatz mache, dann muss ich in diesem Jahr 19,000 vorausbezahlen. Wenn ich dann weniger Umsatz mache, bekomme ich die entsprechende Differenz zurück. Offensichtlich muss ich aber erstmal die 19,000 Vorfinanzieren.
Dieses Problem ist gelöst mit der Kleinunternehmer Regelung. Umsatzsteuer fehlt nicht an wenn der Umsatz “im vorangegangenen Kalenderjahr 17.500 Euro” und “im laufenden Kalenderjahr voraussichtlich 50.000 Euro” betragen. Man möchte unter diesen Regelungen bleiben, weil man sonst das ganze Zeug an der Backe hat. Auf der Rechnung muss der entsprechende Paragraph für die Kleinunternehmer Regelung genannt werden.
Was ansonsten auf eine Rechnung muss lässt sich ergooglen, plus siehe den zweiten Teil.
Frage: Brauche ich ein Spezialkonto?
Nein. Ist nicht notwendig (im Unterschied zur Kapitalgesellschaft wo man in der Tat ein Geschäftskonto führen muss was Geld kostet). Aber, es kann sinvoll sein und zwar aus zwei Gründen:
a) werden die Einnahmen sauber getrennt
b) manche Konten enthalten Rechnungsstelltools so das man nicht per Word Sachen erstellen muss
c) mache Konten enthalten Tools um Kosten die gegen Umsätze getracked werden können.
Persönlich nutze ich für die Features a) und b) Holvi. Generell ist es organisatorisch sinnvoll die Einnahmen direkt zu trennen weil man dann schlicht bei der Steuererklärung weniger Zeit braucht.
Frage: Was kann ich steuerlich absetzen?
Besteuert wird der Gewinn. Gewinn ist Umsatz - Kosten. Die Frage ist dementsprechend welche Kosten. Das ist ziemlich nah am Common Sense, nein ein Anzug ist keine Ausgabe auch wenn man ihn im Job trägt, eine Zeitungsabo auch nicht. Ein Laptop potentiell teilweise und direkt Zusammenhängende Kosten auch. im Zweifelsfall Steuerberater fragen, Googlen oder ausprobieren.
Next actions:
Finanzamt anrufen und nummer beantragen
Kunden happy machen und Rechnungen schreiben
Wenn die Rechnungen zu nervig werden ein passendes Tool suchen.